Warenwirtschaftssystem: Digitalisierungsstrategie für den Handel

Branchenspezifische Standard-Software mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten

Kunden wollen bei Laune gehalten werden, Geschäftsprozesse müssen dahingehend schneller werden, und auch die Lieferanten „schreien“ nach einer Umstellung der eigenen Bestellvorgänge – auf digitalem Weg. Unbestreitbar: Handelsunternehmen stehen heutzutage unter Druck wie nie zuvor.

Warenwirtschaftssysteme (WWS) bilden Geschäftsprozesse digital ab und helfen bei der Optimierung einzelner Unternehmensbereiche. Allerdings setzt eine erfolgreiche Digitalisierung, eine wohldurchdachte Strategie voraus und die lautet nicht: Alles auf einmal, dann haben wir es hinter uns. Mit syntona® logic haben wir für den Handel ein WWS entwickelt, mit dem sich Unternehmen step-by-step ihren digitalen Zielen nähern können – wir unterstützen Sie dabei.

Warenwirtschaft mit System

Viele Handelsunternehmen halten sich in Sachen Digitalisierung immer noch zurück. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein: Die einen fühlen sich der Thematik nicht gewachsen, andere scheuen Kosten und Aufwand. Wiederrum andere verfügen über eine Vielzahl an unterschiedlichen Software-Lösungen, was sie zu dem Schluss führt, eigentlich doch gut aufgestellt zu sein.

In welcher Gruppe finden Sie sich wieder? Und glauben Sie uns, wenn wir behaupten, dass Sie mit unserer Lösung Ihre digitalen Ziele erreichen, egal wo Sie sich sehen? Oder stehen Sie vielleicht noch ganz am Anfang Ihrer Recherchen zum WWS? Dann könnte es für Sie sinnvoll sein, erst einmal einen Blick auf unsere FAQ’s zu werfen.

So oder So: Wichtig bei der Wahl eines Warenwirtschaftssystems ist Vielschichtigkeit. Denn die Warenwirtschaft ist der Kern eines Handelsunternehmens. Ohne ein bedarfsgerechtes ERP-System können Prozesse nicht effizient funktionieren und ineinandergreifen. Unsere Eigenentwicklung syntona® logic erfüllt dieses Kriterium. Die Unternehmenssoftware setzt sich aus unterschiedlichen Modulen zusammen. Die Basissoftware lässt sich um einzelne Funktionspakete erweitern – den Anforderungen entsprechend und im eigenen Entwicklungstempo.

Module für Ihre Warenwirtschaft

Lagerverwaltung

Optimieren Sie Ihre Lagerwirtschaft, indem Sie alle im Lager anfallenden Prozesse synergetisch aufstellen.

Buchhaltung und Finanzen

Die Automatisierung von täglich anfallenden Prozessen in der Buchhaltung führt zu einer Reduzierung von Fehlerquellen und hilft, Kosten zu sparen.

Onlineshop

Erschließen Sie als Anbieter neue Absatzwege über digitale Vertriebskanäle – Stichwort E-Commerce.

Business Intelligence

Steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse zielgerichtet, indem Sie stets die aktuellen Verkaufs- und Bestandszahlen, das Kundenverhalten, die Vertriebs- und Marketingaktivitäten sowie die Liquidität Ihres Unternehmens im Blick haben.

Archiv/Dokumentenmanagement

Rechnungen, Lieferscheine, Personal- und Vertragsakten müssen Ihre Bewegungsfreiheit am Arbeitsplatz nicht einschränken – es geht auch digital.

Customer Relationship Management

Stärken Sie Ihre Beziehungen zu Kunden und Lieferanten, indem Sie alle relevanten Daten zu beispielsweise Aufträgen, besonderen Anforderungen und Lieferzeiten stets im Auge behalten.

Mit einem Warenwirtschaftssystem haben sie vollen Überblick über:

Inventur
Aufträge
Warenfluss
Lieferanten
Lieferscheine

Lagerhaltung
Lagerbestände
Einkauf und Wareneingänge
Status der Abwicklung

Schnittstellen verbinden

syntona® logic ist kein in sich geschlossenes Warenwirtschaftssystem. Über Schnittstellen können Kooperationspartner (DATEV) und Einkaufskooperationen (Eurobaustoff, GD Holz, Bauvista) angebunden werden.

Nicht nur der Handel selbst stellt Anforderungen an Warenwirtschaftssysteme – auch Behörden und Ämter verlangen einen oft standardisierten Datenaustausch. So entspricht syntona® logic den Vorgaben der EDIFACT-Standards sowie den neuen Anforderungen der KassenSichV-K. Demnach müssen Kassensysteme künftig mit einer Schnittstelle gemäß DSFinV-K 2.0 ausgestattet sein.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem kauft man nicht „von der Stange“. Wir möchten Ihre Geschäftsprozesse voranbringen und dafür müssen wir diese erst einmal kennen. Eine Bedarfsanalyse Ihrer Warenwirtschaft ist deshalb fester Bestandteil unseres Beratungsservices. Von uns für Bedeutung ist beispielsweise:

Wie ist Ihr Unternehmen aufgestellt?
In welchen Bereichen besteht besonderer Handlungsbedarf?
Wie viele Nutzer sollen mit dem System arbeiten?
Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt?
Wie sehen Ihre Zukunftspläne für die Geschäftsentwicklung aus?

Haben wir diese Fragen geklärt und eine gemeinsame Strategie entwickelt, ziehen Sie schon bald vollen Nutzen aus Ihrem WWS.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems wie syntona® logic

Das System orientiert sich an den spezifischen Themen und Anforderungen der WaWi in Handelsunternehmen.
Das ERP-System kann durch Module und individualisierbare Anwendungen ergänzt werden.
Integration von Schnittstellen ermöglicht schnellen und unkomplizierten Datenaustausch mit Geschäftspartnern und Behörden.

FAQ's rund um das Thema Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, bildet in erster Linie die Warenbewegungen in einem Unternehmen ab – angefangen bei der Bedarfsermittlung und Beschaffung von Waren, über Lagerwirtschaft bis hin zum Warenabsatz. Es erfasst also den gesamten Materialfluss eines Unternehmen.

Bedarfsermittlung
Warenbeschaffung
Lagerverwaltung
Vertrieb und Warenabsatz

Was kann ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, abgekürzt auch WaWi oder WWS genannt, bildet den gesamten Warenfluss eines Unternehmens detailliert ab. Welche Anforderungen ein WWS erfüllen muss, hängt dabei ganz vom Unternehmen und seinen Abläufen ab. Funktionen können also nicht pauschal definiert werden – es ist immer eine Frage des Bedarfs. Grundsätzlich aber bildet ein WaWi folgende Bereiche ab: Einkauf, Verkauf, Lager und Inventur, Wareneingang, Warenausgang.

Welche Bedeutung hat das Warenwirtschaftssystem für die Lagerbuchführung?

Ein Warenwirtschaftssystem zeichnet alle Warenein- und -ausgänge auf. Es gibt Aufschluss über aktuelle Lagerbestände und Lagerbewegungen wie beispielsweise die Umlagerung oder Kommissionierung von Waren. Zudem können über die gewonnenen Daten weiterführende Auswertungen vorgenommen werden, welche Artikel z.B. eher Ladenhüter sind und welche regen Absatz finden. Auch kann das WWS dabei helfen, Lager saisonal zu bestücken, sodass man Lagerfläche bedarfsgerechter nutzt.

Wie kann ein Warenwirtschaftssystem helfen, Beziehungen zu festigen?

Das CRM (Customer-Relationship-Management) ist Teil eines Warenwirtschaftssystems und sollte sorgfältig gepflegt werden, denn es liefert einen Überblick über getätigte Bestellungen eines Kunden, was Rückschlüsse auf beispielsweise bevorzugte Hersteller zulässt. Wünscht der Kunde bei einem seiner Besuche eine Beratung, kann er gezielt angesprochen werden. Generell liefert das CRM eine solide Grundlage für die Pflege von Kundenbeziehungen – und eine starke Kundenbindung ist heute wichtiger denn je. Zudem kann das CRM mit Informationen zu Lieferanten gefüttert werden – es funktioniert also als umfangreiche Datenbank zur Stärkung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen.

Wer braucht ein Warenwirtschaftssystem?

Grundsätzlich bietet es sich für jedes Handelsunternehmen an, seine Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystem abzubilden. Schließlich hilft es, Potenziale und Risiken zu erkennen. Unterschiede fallen allerdings beim Umfang an: Braucht der kleine Kiosk um die Ecke ein ganzheitliches Warenwirtschaftssystem mit Lagerhaltung und Online-Shop? Wohl eher nicht!

Anders sieht es bei mittelständischen Betrieben aus. Hier ist das Warenwirtschaftssystem ein Erfolgsfaktor des Unternehmens. Das liegt daran, dass es für eine vollumfängliche Lagerverwaltung sorgt. Durch das WaWi hat das Unternehmen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Lagerbestände – das macht sich vor allem bei alljährlichen Inventuren bezahlt. Mit vielen Systemen können zudem gleich mehrere Lager auf einmal verwaltet werden. Und: Angeschlossen an ein Kassensystem oder einen elektronischen Shop, können Bestandsminderungen durch Verkäufe unmittelbar im System verbucht werden.

Was gehört zu einem Warenwirtschaftssystem?

Das kommt ganz auf den aktuellen Bedarf an und darauf, was ein Unternehmen in Zukunft plant. Deshalb raten wir Handelsunternehmen dazu, Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren und Entwicklungspotenziale zu erschließen. Gerne unterstützen wir dabei. Steht außerdem fest, dass künftig auch ein Online-Shop als Vertriebskanal genutzt werden soll, ist ein WWS, das diese Option bietet oder eine Schnittstelle zur Anbindung bereitstellt, von Vorteil. Durch die Integration eines Shops in ein Warenwirtschaftssystem mindert sich der Pflegeaufwand der Commerce-Plattform enorm und es kann auf umfangreiche Informationen zu Lieferzeiten und Beständen zurückgegriffen werden.